Informacje dla sygnalistów chcących dokonać zgłoszenia zewnętrznego - Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych - Komenda Powiatowa Policji w Sochaczewie

INFORMACJE

DLA SYGNALISTÓW CHCĄCYCH DOKONAĆ ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

W Komendzie Powiatowej Policji w Sochaczewie – obowiązuje, zamieszczona
na niniejszej stronie w zakładce „Sygnaliści”, procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji
w Sochaczewie – zwana dalej procedurą, zawierająca między innymi dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia oraz informacje o trybie postępowania mającym zastosowanie
w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśniania informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji, terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji, zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych, zasadach przetwarzania danych osobowych, charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.

I.

WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ
 

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – zwanej
dalej ustawą, sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy „od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa
w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację
o naruszeniu prawa”.

Wskazane wymogi stanowią zabezpieczenie przed zgłoszeniami dokonywanymi w złej wierze, zgłoszeniami niepoważnymi lub stanowiącymi nadużycie, ponieważ zapewniają, aby osoby, które w momencie zgłaszania celowo i świadomie przekazały błędne lub wprowadzające w błąd informacje, nie korzystały z ochrony. „Dokonaniem” zgłoszenia jest przykładowo: nadanie przesyłki pocztowej w urzędzie pocztowym, czy też zakończenie połączenia telefonicznego lub spotkania osobistego, w czasie, którego przekazano treść zgłoszenia. „Uzasadnione podstawy osądu” muszą odnosić się do kwestii prawdziwości faktów przekazywanych w zgłoszeniu, a ponadto muszą zachodzić uzasadnione podstawy, by zgłaszaną informacje uznawać za informację o naruszeniu prawa. Na sygnaliście spoczywa obowiązek, aby dokładnie sprawdzić, w zakresie, w jakim pozwalają na to okoliczności czy informacje są wiarygodne. Zgłoszenie dokonane wyłącznie w oparciu o plotkę
nie można uznać za uzasadnioną podstawę osądu. Objęcie ochroną będzie zatem uzależnione
od ustalenia, czy zachodzą uzasadnione podstawy do sądzenia, że:

1. informacje dotyczą próby ukrycia naruszenia prawa albo dotyczą zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym,
   w którym sygnalista uczestniczył w szeroko rozumianej rekrutacji, pracuje, pracował lub utrzymuje bądź utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, oraz
2. informacje dotyczą działania lub zaniechania niezgodnego z prawem, lub mającego na celu obejście prawa, oraz
3. powyższe działanie lub zaniechanie dotyczy jednej z dziedzin określonych w art. 3 ust. 1 ustawy (Art. 6 - Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz, Warszawa 2025, wyd. 1, red. Sobczyk/Cebera/Firlus/Iwański, źródło: sip.legalis.pl – dostęp 6.12.2024 r.)

Uwypuklić należy, iż zgodnie z art. 3 ustawy „naruszeniem prawa” jest działanie
lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki
    z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Reasumując zgłoszenia zewnętrzne mogą obejmować TYLKO wyżej wymienione obszary „naruszeń prawa”.

Zgodnie z art. 4 ustawy sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego,
    Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej,
    Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,
13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

II.

ZASADY POUFNOŚCI MAJACE ZASTOSOWANIE DO ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. W myśl art. 43 ustawy procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Sochaczewie oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

• uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
• zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2. Dostęp do danych osobowych zgłaszającego/sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
   a także dostęp do informacji objętych zgłoszeniem, uzyskują tylko osoby upoważnione przez Komendanta Powiatowego Policji w Sochaczewie. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub p odejmowania działań następczych) obliguje osoby upoważnione także
   po ustaniu stosunku pracy/służby. Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
3. Obowiązku zachowania poufności nie należy utożsamiać z absolutnym zakazem udostępniania informacji, czy też przetwarzania danych osobowych. Ochrona poufności oznacza tyle,
   że informacje, w tym dane osobowe nie mogą być przekazywane osobom nieupoważnionym
   (art. 43 - Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz, Warszawa 2025, wyd. 1, red. Sobczyk/Cebera/Firlus/Iwański, źródło: sip.legalis.pl).  Wyłączenie w odniesieniu do ochrony poufności tożsamości sygnalisty reguluje art. 8 ust. 2 ustawy, w myśl którego ujawnienie danych osobowych sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości jest możliwe,
   kiedy „(…) ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy,
   w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie”.

III.

INFORMACJE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ I PROCEDURACH SŁUŻĄCYCH OCHRONIE PRAWNEJ PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI ORAZ DOSTĘPNOŚCI POUFNEJ PORADY DLA OSÓB ROZWAŻAJĄCYCH DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

1. Przez „działanie odwetowe” – należy rozumieć „bezpośrednie lub pośrednie działanie
   lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem
   lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście” (art. 2 pkt 2 ustawy). Działania odwetowe ani próby
   lub groźby zastosowania takich działań nie mogą być podejmowane wobec sygnalisty, a także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, jak również do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej (art. 11 oraz art. 21 ustawy).
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony
  po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie
  z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą
  lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
  o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne,
  chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze
  lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego
  lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

3. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w pkt. 2.
4. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w pkt 2 i 3,
   nie jest działaniem odwetowym (art. 12 ust. 3 ustawy).
5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, wskazania opisane w punktach 2-4 stosuje się odpowiednio,
   o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby
   nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie
  jej bez wypowiedzenia;
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,
  w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi (art. 13 ust. 2 ustawy).

7. Między zgłoszeniem a doświadczeniem niekorzystnego traktowania, bezpośrednio
   lub pośrednio, przez osobę dokonującą zgłoszenia powinien zachodzić ścisły związek przyczynowo-skutkowy, aby można było uznać niekorzystne traktowanie za działania odwetowe i aby osoba dokonująca zgłoszenia mogła w rezultacie skorzystać z ochrony prawnej w tym zakresie. Sygnalista powinien zatem wskazać okoliczności potwierdzające taki adekwatny związek przyczynowo-skutkowy. Niezbędne staje się wskazanie na okoliczności, które potwierdzają wiedzę pracodawcy o dokonanym zgłoszeniu (art. 12 - Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz, Warszawa 2025, wyd. 1, red. Sobczyk/Cebera/Firlus/Iwański, źródło: sip.legalis.pl – dostęp 6.12.2024 r.).
8. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej
   w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia (art. 14 ustawy).
9. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w art. 16 ust. 1 ustawy, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego (art. 16 ust. 2-3 ustawy).
10.  Nie można zrzec się praw określonych w rozdziale 2 ustawy („zakaz działań odwetowych
    i środki ochrony”), ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji (art. 17 ustawy).
11. Postanowienia aktów prawnych, o których mowa w art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. -Kodeks pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują (art. 18 ustawy).
12. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne (art. 19 ustawy).
13. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca
    lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione
    w art. 19 ustawy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne (art. 20 ustawy).
14. Przepisy rozdziału 2 ustawy stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej
    Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń (art. 22 ustawy).
15. Rzecznik Praw Obywatelskich na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób wskazanych w art. 21 ustawy, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne. Rzecznik Praw Obywatelskich udziela też ww. osobom, porad w ww. zakresie (art. 31 ust. 1 pkt 4-5 ustawy).

Osoby rozważające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego mogą uzyskać poufną poradę kanałami przeznaczonymi do składania zgłoszeń zewnętrznych określonymi w Rozdziale IV procedury.

IV.

INFORMACJE O WARUNKACH, NA JAKICH SYGNALISTA JEST CHRONIONY PRZED PONOSZENIEM ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI ZGODNIE Z ART. 16 USTAWY

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności,
w tym:

• odpowiedzialności dyscyplinarnej;
• odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych;
• obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem
  art. 5 ustawy (tj. informacje i naruszenia prawa wyłączone spod przepisów ustawy);
  pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą (art. 16
  ust. 1 ustawy).

V.

KORZYSTANIE Z PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
 

Dla skutecznego wykrywania naruszeń prawa i zapobiegania im istotne jest, aby odpowiednie informacje docierały szybko do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania,
o ile jest to możliwe. Dlatego też co do zasady, zachęca się osoby chcące dokonać zgłoszenia naruszenia prawa do korzystania w pierwszej kolejności z wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń i dokonywania zgłoszeń swojemu pracodawcy (w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych), jeżeli mogą z takich kanałów korzystać i rozsądnie oczekiwać, że zgłoszenie dokonane w taki sposób odniesie skutek. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy osoby dokonujące zgłoszenia uważają, że naruszeniu można skutecznie zaradzić w ramach danej organizacji (tj. w podmiocie prawnym, w którym doszło lub może dojść do naruszenia prawa) i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych (Motyw 47 preambuły dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 z późn. zm.). Niemniej jednak sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego (art. 30 ust. 1 ustawy).

VI.

DANE KONTAKTOWE DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie BIP RPO

Adres korespondencyjny do RPO: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77,
00-090 Warszawa.

Informacyjna linia obywatelska: tel.: 800 676 676

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP